L’Intranet, comment ça fonctionne ?

Longtemps réservés aux grandes entreprises, les intranets se sont lancés à l’assaut des petites et moyennes entreprises depuis quelques années. Et pour cause, loin d’être accessoires et superficiels, les intranets permettent d’améliorer considérablement la productivité des entreprises. Un intranet, à quoi ça sert ?

Définition
Les résultats de recherche dans les moteurs sur « solution intranet » ou « comment faire un intranet » donnent des définitions très techniques, qui ne s’adressent pas aux TPE ou aux petites associations. C’est dommage car un Intranet peut être utile même dans de très petites structures…Voilà donc notre définition qui se limite aux aspects pratiques:

Internet : le réseau des sites publics, accessible à partir de n’importe quel poste disposant d’une connexion..internet.

Intranet : le réseau des sites (ou page) privé(e)s, dont l’accès est réservé à une communauté. Par exemple, dans le cas d’une entreprise, l’accès à un Intranet est réservé aux salariés de l’entreprise; dans le cas d’une association, l’accès à l’Intranet est réservé aux membres de l’association.

Extranet: réseau de pages privées mise à disposition par une entité au service d’une autre. Une entreprise peut par exemple donner accès à ses clients à une espace privé contenant des informations sur le suivi des commandes, des projets commun…

Les pages Intranet et Internet d’un site peuvent être hébergées sous le même nom de domaine. Les pages Intranet ne seront visibles/accessibles qu’aux membres ayant saisi leur identifiant et mot de passe.

Un intranet, qu’est-ce que c’est ?
La définition d’un intranet n’est pas aussi simple qu’il pourrait paraître. On pourrait, pour faire, simple, dire qu’un intranet est un internet privé, interne à une entreprise. Il peut être accessible d’à peu près n’importe quel endroit du globe qui dispose d’une connexion internet (via des codes d’accès spécifiques notamment) ou n’être accessible que dans les locaux de l’entreprise.

En outre, un intranet se compose à la fois d’un ensemble de pages accessibles en réseau, mais aussi d’un ensemble d’applications hébergées non pas sur les postes des utilisateurs, mais sur des serveurs. L’intranet c’est en effet aussi un moyen de mettre à disposition des ressources applicatives à distance, sans prise en compte de l’environnement du poste utilisateur : c’est le serveur d’application qui fait tourner les applications qui sont accessibles, comme le reste du réseau, simplement via un navigateur internet.

L’intranet est donc un outil formidable, évident et indispensable pour les entreprises qui ont :

• Des collaborateurs mobiles ;
• Des établissements épars géographiquement ;
• Etc. 

L’utilité d’un intranet
Un intranet dans une entreprise permet de mettre facilement à la disposition des employés des documents divers et variés; cela permet d’avoir un accès centralisé et cohérent à la mémoire de l’entreprise, on parle ainsi de capitalisation de connaissances. De cette façon, il est généralement nécessaire de définir des droits d’accès pour les utilisateurs de l’intranet aux documents présents sur celui-ci, et par conséquent une authentification de ceux-ci afin de leur permettre un accès personnalisé à certains documents.

Des documents de tous types (textes, images, vidéos, sons, …) peuvent être mis à disposition sur un intranet. De plus, un intranet peut réaliser une fonction de groupware très intéressante, c’est-à-dire permettre un travail coopératif. Voici quelques unes des fonctions qu’un intranet peut réaliser :

• Mise à disposition d’informations sur l’entreprise (panneau d’affichage)
• Mise à disposition de documents techniques
• Moteur de recherche de documentations
• Un échange de données entre collaborateurs
• Annuaire du personnel
• Gestion de projet, aide à la décision, agenda, ingénierie assistée par ordinateur
• Messagerie électronique
• Forum de discussion, liste de diffusion, chat en direct
• Visioconférence
• Portail vers internet

En effet, un intranet permet principalement deux choses :

• Une centralisation des données : cela permet d’homogénéiser les données, d’éviter les doublons, d’optimiser les processus de traitement et d’accès à l’information, de faciliter la gestion des droits d’accès aux données. En outre, cette centralisation permet d’implémenter plus facilement et efficacement des outils statistiques.
• Une optimisation de la communication interne, donc de la productivité.

Bénéfices
La circulation de l’information est le fondement majeur de l’Intranet, les collaborateurs peuvent ainsi partager leurs informations avec toute l’équipe en quelques clics.

Ces données seront ensuite visibles par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise via une interface (normalement) sécurisée. Ils peuvent donc travailler depuis n’importe où sans transporter leurs (nombreux) dossiers.

Mais l’Intranet permet aussi de structurer votre entreprise puisque toutes les informations sont gérées et centralisées depuis un même espace.

Quelques conseils
La simplicité avant tout.
Votre intranet ne sera un outil de communication internet efficace que si vos employés s’en servent de bonne grâce et le maitrisent. Vous pouvez bien entendu former vos équipes à l’utilisation de ce nouvel outil. Cependant, il est important que votre intranet soit simple ; ne l’encombrez pas d’applications et de liens qui rendront la navigation ardue.

Ouvrez votre intranet
Il peut être tentant, pour un manager ou un chef d’entreprise, de vouloir contrôler tous les contenus de l’intranet. Non seulement le processus de validation des contenus se révèlera lourd, mais en plus, cette façon de fonctionner bridera l’efficacité de l’intranet, qui doit absolument être un espace vivant. Pour éviter de brider votre intranet, formez quelques employés qui auront un accès réservé.

Faites de l’intranet un espace convivial
L’intranet est avant tout un outil de partage, et il existe de nombreuses contenus qui augmentent son caractère convivial : applications permettant de visualiser le menu du jour au restaurant d’entreprise, d’afficher les anniversaires des employés, ou de créer des fiches profils sympathiques. Mettez ces applications amusantes et utiles en avant, sur la page d’accueil par exemple, et votre intranet deviendra plus attractif… et donc une meilleure arme de communication interne !

Un Intranet, le Tableau de Bord de l’Entreprise
Fini les erreurs de saisies, les doublons, « l’infobésité », etc. Les données ne sont entrées dans l’intranet qu’une seule fois ; toutes les applications et tous les services qui peuvent avoir besoin de ces données y ont accès immédiatement. Cette simple fonctionnalité permet à elle seule de faire considérablement baisser les coûts de l’entreprise tout en augmentant sa productivité. L’amélioration de la rentabilité est immédiate.

Votre Intranet va donc servir de support à l’ensemble de l’information de l’entreprise, mais aussi à la collaboration entre différents services et entités.
Les petites entreprises disent souvent qu’elles n’ont pas besoin de ce genre d’outils, cependant l’Intranet permet de structurer leur activité et l’échange d’informations.

Il est donc important pour une entreprise de se doter d’un Intranet afin de maximiser la productivité de l’équipe et de simplifier la circulation de l’information.

 

Sources :intranet2.0, fr.ugal.com, blog.expertmarket.fr, petite-entreprise.net, commentcamarche.net